Beraterwechsel 4.0: Liebgewonnenes verlieren oder in 2018 ankommen?

Neue Besen kehren gut!

Das Jahr 2018 schreitet unaufhaltsam voran und die guten Vorsätze, die man noch zu Beginn des Jahres hatte, verlieren langsam an Stresspotenzial – die Comfort-Zone rückt spätestens zu Karneval wieder gefährlich nahe. Kennt jeder, wetten…?!

Was häufig auf die Verbesserung der eigenen Fitness, verminderten  Nikotinkonsum oder den hoffentlich häufiger stattfindenden Gang zu den Schwiegereltern zutrifft, lässt sich gleichermaßen auf den lange hinausgeschobenen Steuerberaterwechsel übertragen.

Wir merken dies in diesem Jahr besonders stark. Der Wunsch nach „frischem Wind“ ist förmlich zu greifen! #Scorpions?

Um den Mandaten nicht erst beim persönlichen Kennenlernen einen Einblick in unsere Arbeitsweise zu geben, wollten wir dieses Medium dazu nutzen:

Sisyphus macht Spaß? Dann ab hier nicht weiterlesen!

Unter der Rubrik „Wie“ beschreiben wir zwar unseren Ansatz, unsere Philosophie. Doch scheint es uns, dass wir zu wenig Informationen an unsere potentiellen Mandanten transportieren. Vor allem unter dem Punkt „digital“ wird oft nicht das ganze Ausmaß unserer Dienstleistung wahrgenommen.

Digital bedeutet für uns, nicht nur kein Papier mehr in der Kanzlei zu nutzen. (Wer bei uns im Office an den Drucker geht – der wird gnadenlos ausgepfiffen!) Es beginnt bei der „kurzen digitalen Anrufnotiz“, reicht über den Versand von digitalen Rechnungen, über die physisch beleglose Buchhaltung, bis hin zum digitalen Abschluss, der Steuererklärung als PDF-Datei und dem Finish in der E-Bilanz bzw. der elektronischen Übermittlung an das Finanzamt. Einsprüche laufen digital per elektronischem Einspruch bei den Finanzämter – die es bereits anbieten – auf, sonst als Email. Unterlagen werden als Email versandt. Fax?!? What´s this?? Diese Arbeitsweise wird nicht nur vom Finanzamt honoriert, die Ihre Bearbeitungszeiten durch schnelle Korrespondenz reduzieren können oder Betriebsprüfer, die Termineinladungen und Unterlagen per digitalem Tool bekommen. Auch Mandaten, die die eingescannten Belege der Kanzlei „ohne Leitzordner“ zur Verfügung stellen,  elektronisch archivieren und innerhalb von Sekunden Bruchteilen wiederfinden können, profitieren davon.

Digital bedeutet, sich die vorhandene Technik der Finanzverwaltung  zu Eigen zu machen. Die vorausgefüllte Steuererklärung mit separatem Steuerkontoabruf ist das beste Beispiel dafür. Vertretungs- und Empfangsvollmachten nutzen hierbei immens und berechtigen zum Abruf der beim Finanzamt befindlichen Daten.

Digital bedeutet, dass die Möglichkeiten im Jahr 2018 ausgenutzt werden können. Es bedeutet, den Mandaten freien Raum in der Wahl „seiner“ Software zu gewähren. Wenn er mit #Lexoffice, #Sevdesk, #Fastbill oder auch #Scopevisio arbeiten möchte, bieten wir ihm die Schnittstelle in unsere DATEV-Umgebung an, um optimal und abgestimmt mit ihm und für ihn tätig werden zu können. Warum nicht eine „Buchhaltung@brigittemustermann.de“ einrichten und sämtliche Rechnungen bereits vorab in die richtige Schublade packen?

Digital bedeutet offen für Neues zu sein. Für neue Software, neue Apps und neue Ansätze. Viele junge Beraterkollegen haben tausende von Ideen, die wir versuchen aufzusaugen,  um das Beste für unsere Mandanten herauszuarbeiten. Denn warum sollen es nicht beispielsweise auch gute Podcasts im Steuerbereich geben? Tutorials über die 10 häufigsten Fragen zum Thema xy? Besprechungen via Skype?

Digital bedeutet, sich auf die zahlreichen #DATEV-Programme zu verlassen, die vom digitalen Posteingang angefangen, über die Fristenverwaltung, Checklisten, Auftrags- und Mitarbeiterplanung, Dokumentenmanagement mit OCR-Erkennung, Scannen mit dem Handy, bis hin zum digitalen Postausgang alles Erdenkliche an Möglichkeiten bietet.

Digital bedeutet bald für uns, viral zu gehen. Nicht nur über social media, sondern auch auf Youtube. Warum soll man nicht sehen, wer hinter der Unternehmung steht? Warum muss man jedem Mandaten einzeln erklären, wie Belege Online oder das Kassenbuch online funktionieren?

Was bedeutet das für den Beraterwechsel? Getreu dem Motto von Boris Becker aus Anfang des 20ten Jahrhunderts in der AOL-Werbung: „Bin ich schon drin oder was?“, funktioniert mittlerweile auch der Wechsel des steuerlichen Beraters. Durch die Vervollständigung des sog. Mandantenübertragungsbelegs für DATEV-Mandanten, werden bei der DATEV die Finanzbuchhaltungs-, Lohnbuchhaltungs- und Jahresabschlussbestände im Rechenzentrum auf uns umgeschrieben. Durch die unterschriebene Vertretungs- und Empfangsvollmacht wissen die Finanzbehörden innerhalb weniger Tage vom Beraterwechsel und durch Emailübersendung der wichtigsten Verträge und Unterlagen in unseren „Tanzbereich“ mit Ablage im DMS wissen wir auch recht schnell Bescheid.

Schon mal was von E-Government gehört? „Selbst“ die Finanzverwaltung denkt nicht bloß über Digitalisierung nach – sie setzt diese schon heute aktiv um! Diskutieren wir nicht darüber, ob es sich verändern wird! Sprechen wir darüber was passieren muss!

Du bist Unternehmer und willst mit Deinem Smartphone Schritt halten? Du weißt was zu tun ist :-)