Du hast Dich schon oft gefragt, was einen digitalen Steuerberater auszeichnet? Und was hat es eigentlich mit diesem DATEV-Label auf sich? In diesem Blogartikel wollen wir Dir anhand von drei zentralen Punkten näherbringen, was aus unserer Sicht eine digitale Kanzlei ausmacht und worauf Du bei der Suche nach einer solchen achten solltest.
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Inhalt
2. Die Nutzung der richtigen Software
3. Der Digitalisierungsgrad des Mandanten
1. Das digitale Mindset
Eine grundsätzliche Frage lautet, mit welchem Mindset die Kanzlei an die Themen Digitalisierung und digitales Arbeiten herangeht. Mindset gliedert sich bei uns grob in den “Clean Desk Approach“, die Möglichkeit ortsunabhängig, “remote“, arbeiten zu können und die individuelle Ausgestaltung der Work-Life-Balance.
Clean Desk Approach
Clean Desk Approach bedeutet, jeder Kollege hat die Option, an einem beliebigen Schreibtisch in unserer Kanzlei zu arbeiten. Hierzu muss der Platz natürlich entsprechend “clean“ hinterlassen werden. Über eine App kann sich dann jeder für den nächsten Tag seinen oder ihren Wunschplatz buchen.
Remote arbeiten
Auch das ortsunabhängige Arbeiten gehört für uns zum Thema Mindset dazu. Wir versorgen unsere Mitarbeiter selbstverständlich mit der nötigen Homeoffice Ausstattung und legen bei der Organisation unserer Prozesse Wert darauf, dass nicht nur vom Büro aus, sondern von überall, eben ortsunabhängig gearbeitet werden kann.
Work-Life-Balance
Zum Thema Mindset gehören für uns ebenso Zugeständnisse bei der Organisation von Arbeits- und Privatleben. Natürlich sind wir Dienstleister, die zu gewissen Zeiten verlässlich erreichbar sein müssen, grundsätzlich sind wir aber frei in unserer Arbeitszeitgestaltung. Der Frühaufsteher kann seiner Arbeit bei uns also gleichermaßen nachkommen wie der Langschläfer, solange sich dies im Rahmen unseres Dienstleistungsgedankens bewegt.
2. Die Nutzung der richtigen Software
Auch eine entsprechende Softwarenutzung entscheidet über den Digitalisierungsgrad einer Kanzlei. Hier hält insbesondere die DATEV eine Vielfalt von Angeboten bereit. Neben der Anfertigung von Steuererklärungen lässt sich diese Software zusätzlich auch mit mehreren Schnittstellen verbinden. Hierdurch können Prozesse automatisiert und Synergieeffekte genutzt werden. Das grüne DATEV-Label, welches auch im Jahr 2022 wieder die digitalsten Steuerberater in Deutschland ausgezeichnet hat, zielt u.a. auf den Einsatz genau solcher Vorprogramme beim Mandanten ab. Hierzu gehört z.B. das automatisierte Einspielen Eurer Bankumsätze via Unternehmen Online in unser System oder die digitale Bereitstellung von Lohnabrechnungen via Arbeitnehmer Online beim Mandanten. Auch die private Einkommenssteuererklärung unserer betrieblichen Mandanten lässt sich über eine Software abbilden (wir nutzen hier meine Steuern). Statt dicke Papierordner zu sammeln, müsst ihr lediglich an entsprechender Stelle Bilder Eurer Belege hochladen und schon landen diese zur weiteren Bearbeitung in unserem Spielbereich.
Ebenso gehört zu einer digitalen Kanzlei ein modernes Dokumenten Management System (DMS). Hier werden alle Dokumente (auch unsere gescannte Post) zentral gebündelt und ein komplett digitaler Workflow generiert. Jedes Teammitglied kann hierdurch von überall aus auf die entsprechenden digitalen Belege zugreifen.
Wenn es um die Kommunikation mit Mandanten geht, ist unseres Erachtens auch die Wahl eines entsprechenden Kollaborationstools ein Indikator für eine digitale Kanzlei. Wir bei PBPartners nutzen Teams für interne und externe Absprachen. Langwierige Kommunikationswege über Mail oder Telefonate können hier bspw. durch eine kurze Chatnachricht verkürzt und die Zusammenarbeit insgesamt beschleunigt werden.
Grundsätzlich sollte eine digitale Steuerkanzlei stets neugierig die Augen nach Innovationen offenhalten. Dies ist aufgrund der rasanten Entwicklungen heutzutage nicht immer einfach und daher teilweise auch noch unter dem Punkt Mindset zu verorten. Einen digitalen Steuerberater zeichnet deswegen auch aus, sich hier stets offen auf Neues einlassen zu wollen und sich genug Zeit zu nehmen, um sich immer wieder in neue Programme und Ideen einzudenken und diese auf den Prüfstand zu stellen.
3. Der Digitalisierungsgrad des Mandanten
Auch entscheidend für einen digitalen Steuerberater ist die Bereitschaft, das eigene Know-How ebenso in den Spielbereich des Mandanten einzubringen. Denn für eine digitale Zusammenarbeit ist natürlich auch ein entsprechender Digitalisierungsgrad beim Mandanten Voraussetzung. Dies sollte sukzessive und step by step umgesetzt werden. Hierfür schauen wir bei PBPartners uns zunächst Einzelne, für die Zusammenarbeit besonders relevante, Geschäftsbereiche an und helfen Dir dabei Deine Prozesse neu zu denken. So können auch die analogesten Mandanten fallgerecht ihren eigenen digitalen Workflow definieren (Welche Pro-Argumente digitale Prozesse sonst noch so bereithalten, erfährst Du u.a. auch hier).
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