Buchhaltung verändert sich – heutzutage ist es nicht mehr üblich, dicke Papierordner beim Steuerberater vorbeizubringen. Stattdessen werden analoge Belege mehr und mehr durch digitale ausgetauscht. Doch wie kann digitale Buchhaltung eigentlich insgesamt aussehen?
In diesem Blogartikel erfährst Du, welche Cases es bei der Buchführung gibt und welche Programme und Apps Dir dabei helfen können, Dein Business digitaler zu machen.
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Grundsätzlich gibt es drei Bereiche, die Du im Zuge digitaler Buchhaltung ins Auge fassen solltest:
- Den Bereich der Ausgangsrechnungen
- Den Bereich der Eingangsrechnungen
- Den Bereich der Leistungserstellung
Buchhaltung & Bereich der Ausgangsrechnungen
Heutzutage kann man als Unternehmer*in auf viele Möglichkeiten zurückgreifen, um Ausgangsrechnungen mithilfe eines digitalen Programms zu erstellen (DATEV, Lexoffice, Fastbill, SevDesk um mal nur ein paar Beispiele zu nennen). Aus unserer Perspektive ist eine möglichst effiziente Rechnungserstellung jedoch nur eine Seite der Medaille. Für einen digitalen und vor allem automatisierten Prozess in der Buchhaltung sollte das Programm, das Du nutzt, auf jeden Fall eine entsprechende Schnittstelle zu Deinem Steuerberater bieten, damit dieser die Informationen automatisiert vorliegen hat und ohne Weiteres bearbeiten kann.
Buchhaltung & Bereich der Eingangsrechnungen
Auch der Bereich der Eingangsrechnungen bietet jede Menge Optimierungspotenzial. Dabei gehen die Chancen der Digitalisierung weit über das Einscannen von analogen Belegen hinaus. Die meisten Rechnungen werden heutzutage ohnehin in digitaler Form verschickt. Diese auszudrucken und zum Steuerberater zu bringen, damit dieser sie dann wieder einscannen kann, macht natürlich keinen Sinn. Wer sich schon etwas intensiver mit digitaler Buchführung beschäftigt hat, wird schon über Tools gestoßen sein, die in Form eines Funnels alle Belege automatisch in einen Kanal leiten und an den Steuerberater bzw. einen von Dir zuvor definierten Bereich versenden. Wer darüber hinaus noch innovativer sein will, nutzt Tools wie getmyinvoices (hierzu haben wir auch bereits einen Blogartikel veröffentlicht), die täglich vollautomatisch all Eure Accounts (Amazon, Telekom, Vodafone etc.) auf neue Rechnungen überprüfen. Liegen neue Rechnungen vor, werden diese zur Übersicht auf ein Dashboard eingespielt und können von dort aus ganz einfach, bspw. via Unternehmen Online, an Deinen Steuerberater weitergeleitet oder beliebig durch Dich bearbeitet werden.
Der Bereich der Leistungserstellung
Neben Ein- und Ausgangsrechnungen ist der Bereich der Leistungserstellung für die meisten Unternehmer wahrscheinlich die größte Baustelle, wenn es um digitale Buchführung geht.
Unabhängig davon, mit welchen Branchenlösungen und Tools (z. B. Kalkulationsprogramme / Programme zur Zeiterfassung) ihr arbeitet, ist die Frage nach der Schnittstelle zum Steuerberater auch an dieser Stelle zentral. Die Ausgestaltung dieser Schnittstelle ist bei uns wesentlicher Bestandteil des Onboarding-Prozesses. Wir schauen uns gemeinsam mit unseren Mandanten an, wie der Bereich der Leistungserstellung bisher strukturiert wird und gestalten im nächsten Schritt dann auf dieser Grundlage die Zusammenarbeit.
Grundsätzlich – ob ihr jetzt (potenzielle) Mandanten bei uns oder woanders seid – empfehlen wir immer, dass ihr Euch mit Eurem Steuerberater absprecht, kommuniziert welche Tools ihr bereits nutzt und / oder nachfragt, welche Empfehlungen hier steuerberaterseitig ausgesprochen werden.
So kann garantiert werden, dass auf beiden Seiten so wenig Aufwand wie möglich anfällt und ihr Euer Business auf das nächste digitale Level heben könnt.
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